PENTINGNYA DISIPLIN WAKTU BAGI TENAGA ADMINISTRASI

disiplin waktu

Bila dilihat secara sekilas, administrasi itu hal yang sederhana. Tapi dalam prakteknya, ia akan benar-benar menyita waktu untuk menyelesaikannya.

Diri saya sebagai orang yang sering-sering menunda pekerjaan merasakan betul risikonya. Kerjaan jadi menumpuk. Sumpah. Lihat aja udah bikin pusing.

Kemudian saya mencoba memperbaiki diri dengan membuat jadwal dan hal-hal apa saja yang harus diselesaikan pada satu hari.

Ya, kuncinya kedisiplinan.

disiplin waktu

Tahukah Anda bahwa di komputer bahkan saya tempel pekerjaan yang saya klasifikasikan menjadi harian, mingguan, bulanan, hingga kondisional.

Ini untuk menjaga sekaligus mengingatkan saya terhadap tugas-tugas pokok yang telah diberikan atasan.

Baiklah saya akan berbagi tugas keseharian saya di sekolah. Sebenarnya tidak hanya menyangkut administrasi, tapi juga hal-hal lain.

Sangat sulit bahkan mustahil di sebuah lembaga pendidikan seseorang hanya berkutat pada tugas sebagaimana ia diposisikan. Pasti di banyak lembaga pendidikan, salah satunya sekolah, satu orang bisa mengemban tiga sampai empat tugas.

Di sekolah yang saya tempati, Waka Sarana Prasarana dalam waktu bersamaan bisa menjadi satpam sekaligus guru tahfidz. Itupun masih ditunjuk sebagai pembina pramuka.

Kembali ke aktivitas harian saya . . . .

Percaya atau tidak, saya hampir setiap hari berangkat ke sekolah kurang dari setengah 7. Padahal kalau boleh jujur jarak antara rumah dan sekolah tidak lebih dari 2 km. Kalau pakek motor paling hanya 5 menit.

Sampai di sekolah, saya menghidupkan komputer dan menyiapkan banyak hal untuk keperluan apel pagi (doa). Komputer itu maksudnya komputer server digunakan untuk fingerprint guru, data siswa, dan bel sekolah.

Bisa bayangkan kalau saya terlambat maka secara otomatis bel dan fingerprint tidak akan bisa hidup. Itu akan membuat sekolah amburadul. Maka, disiplin bagi saya merupakan keniscayaan.

Apa nggak bisa dibuat otomatis?

Sebenarnya bisa. Tapi saya juga menyiapkan microphone yang akan digunakan memimpin doa pagi. Jadi kalaupun komputernya otomatis, tapi mic tidak. Maka, saya tetap harus berangkat pagi dan lebih awal dari karyawan dan guru-guru lainnya.

Setelah itu saya mengkoordinir sekaligus memastikan bahwa absensi kelas benar-benar diisi sesuai kondisi real.

Kenapa harus diawasi?

Karena para siswa akan memasukkan data absensi ke dalam komputer. Pengawasan dilakukan untuk menghindari komputer error, ngadat, ataupun gangguan lain.

Bila ada surat masuk maka saya cepat-cepat mencari lembar disposisi untuk saya berikan kepada Kepala Sekolah yang selanjutnya akan diteruskan kepada yang berwenang. Setelah itu baru ditulis di buku Surat Masuk.

Bagaimana dengan surat keluar?

Surat keluar yang sering saya lihat seputar surat keterangan aktif, surat pindah, surat tugas, dan lain-lain. Ini tugasnya Kepala TU, bukan staff TU seperti saya (walaupun sebenarnya juga bisa).

Kalau yang membuat agak sibuk adalah ketika menggandakan surat dan membagikannya kepada seluruh kelas. Untung pekerjaan saya di mudahkan dengan adanya ketua kelas. Jadi kalau ada surat edaran tinggal panggil ketua kelas atau yang mewakili. Pekerjaan seperti ini bila tidak disiplin akan semakin menumpuk. Percaya deh.

Tiba-tiba ada siswa sakit dan di bawa ke UKS. Saya harus juga bertindak cepat. Saya mendapat tugas untuk menjaga UKS dan mengurusi siswa sakit. Sebenarnya tidak parah-parah banget sih.

Yang sering terjadi hanya panas dan pusing. Itupun karena belum sarapan. Pingsan karena terlalu capek. Biasanya hanya saya beri obat, teh hangat, nasi, dan minyak kayu putih (bila diperlukan).

Itu kelihatannya simpel banget. Tapi kalau dilakukan memang benar-benar menghabiskan banyak waktu. Seolah-olah ada aja pekerjaan yang harus diselesaikan. Dan memang begitu seharusnya. Kalau nggak begitu, makan gaji buta dong ya.

Belum lagi kalau pas pendataan berkas siswa. Wah itu bikin rempong banget. Bisa seminggu baru kelar. Biasanya ada beberapa siswa yang telat banget mengumpulkan. Padahal sudah diberi deadline.

Yang sering terjadi itu ribet input data peserta didik. Sebetulnya ribet bukan masalah inputnya, tapi lebih kepada data sumber yang akan diinput bermasalah. Misal data orang tua, pekerjaannya apa, penghasilannya berapa, masih hidup atau tidak, dan lain sebagainya.

Idealnya itu sudah beres ketika peserta didik mengisi formulir pendaftaran, tapi fakta di lapangan banyak kolom-kolom yang kosong melompong. Mungkin bagi ortu itu kurang penting. Pernah ngalamin seperti ini? Nah, kalau kitanya tidak disiplin ya tambah amburadul untuk hal-hal sepele ini.

Dalam tugas mingguan saya bertugas mengirim laporan kehadiran kepada orang tua melalui sms. Masih ingat kan sistem absensi kelas menggunakan komputer? Nah salah satu goalnya adalah mengirim laporan kehadiran ini. Untuk apa? Untuk memberi tahu kepada orang tua bahwa anaknya benar-benar sampai di sekolah dan mengikuti kegiatan hingga pelajaran berakhir.

Tentu kita pernah ngalami banyak orang tua yang bilang bahwa anaknya berangkat sekolah dari rumah, tapi justru tidak sampai sekolah. Biasanya nyangkut di tempat PS dan warnet. Nah, laporan ini kemudian menjadi evaluasi bagi guru BK dan orang tua untuk menentukan kebijakan yang terbaik. Disinilah peran saya sebagai tenaga administrasi tidak bisa dianggap enteng.

You May Also Like

About the Author: admin

admin adalah staff TU di SMP Islam Terpadu Kholiliyah Bangsri Jepara dan kini mulai menggeluti dunia blogging sebagai media berbagi untuk bidang yang digelutinya, yakni administrasi

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

%d bloggers like this: