PERJALANAN KARIR TENAGA ADMINISTRASI (TRUE STORY)

karir admin

 

Saya mulai bersinggungan dengan administrasi sejak masih duduk di bangku Madrasah Tsanawiyah (setara dengan SLTP). Saat itu saya didaulat menjadi sekretaris Pimpinan Komisariat IPNU MTs. Hasyim Asy’ari Bangsri.

Dari situlah saya belajar dan tahu tentang berbagai model surat menyurat. Mulai dari surat undangan, permohonan, rekomendasi, hingga membuat laporan.

Tentu saja semua itu tidak bisa saya lakukan jika tidak memiliki skill mengetik di layar komputer. Pada akhirnya saya belajar Ms. Word sekaligus administrasi. Kebetulan di sekolah ada pelajaran TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi). Saya agak sedikit mulai familiar dengan Ms. Word sejak saat itu. Lebih dalam dari pada teman-teman saya yang lain.

Masih ingat dalam kepala. Saya diberi fasilitas komputer, printer, dan sound kecil untuk memberi kemudahan menjalankan tugas sebagai sekretaris. Wifi?

Tidak ada. Saat itu (th 2004) internet belum meraja lela seperti sekarang ini. Karena banyak hal yang harus saya pelajari dalam penataan administrasi, maka waktu saya sekolah justru banyak tercurah untuk aktivitas organisasi.

Tidak heran saya sering meninggalkan jam aktif pelajaran. Beruntung guru-guru tahu dan memaklumi keadaan ini. Aman dah.

Selain sekretaris, di organisasi yang lain saya dipercaya untuk memimpin OPS. Masih di tahun dan sekolah yang sama.

OPS (Organisasi Pers Siswa) merupakan wadah bagi siswa siswi untuk menyalurkan bakat kepenulisan. Ini yang menambah skill saya dalam bidang coret mencoret kertas.

O iya, untuk design majalah dan ngetik tulisan sudah ada divisi sendiri. Makanya itu yang membuat saya lupa belajar Corel Draw dan Photoshop.

OK, itulah aktivitas administrasi yang saya lakukan di Madrasah Tsanawiyah.

Ketika naik level ke MA (Madrasah Aliyah) tingkat SLTA, saya kembali didaulat menjadi sekretaris FKM (Forum Komunikasi MAK). Sebuah organisasi yang mewadahi kegiatan siswa khusus jurusan MAK (Madrasah Aliyah Keagamaan).

Di sini kesibukan saya masih normal dan wajar. Tidak sepadat ketika masih SLTP.

Biar terlihat beda, saya merubah format surat ke dalam Bahasa Arab sebagai ciri khas jurusan keagamaan.

Dari mana dapat contohnya?

Kebetulan waktu itu pernah menghadiri seminar Bahasa Arab di Matholiul Falah Kajen Pati. Di sana saya minta sample surat Bahasa Arab. Kemudian saya terapkan surat tersebut ke dalam FKM.

Tentu saja saya sesuaikan terlebih dahulu dengan administrasi yang biasa berlaku di FKM.

Selain surat, saya juga belajar membuat proposal sederhana yang diajukan ke kepala sekolah.

Nah, di sinilah saya belajar tentang perencanaan dan perkiraan mengadakan suatu kegiatan. Biasanya anggaran yang disetujui lebih sedikit dari total dana yang tertera di proposal. Istilah kerennya “dipangkas”.

Ketika saya kuliah justru saya vakum dari kegiatan administrasi. Nggak tahu ya kenapa, tapi rasanya malas aja.

Saya mulai lagi sebagai tenaga administrasi ketika lulus kuliah dan tanggungjawab pengabdian.

Beruntung saya bisa mengabdi di Pondok Pesantren Pangeran Diponegoro Yogyakarta.

Saya ditunjuk sebagai sekretaris Madrasah Diniyah (madin). Tugasnya seputar mengurusi pembagian kelas, biodata peserta didik dan pengajar, dan lain-lain.

Paling sibuk saat mengadakan ujian madin. Mulai dari membuat surat pemberitahuan dan pembuatan soal, mengatur jadwal pengawas, mengetik soal, menggandakan soal, merekap nilai, hingga menyiapkan raport. Hanya menyiapkan lho ya. Kalau masalah isi mengisi, itu udah urusan wali kelas masing-masing.

Kemampuan saya dalam bidang administrasi diuji dalam event yang diselenggarakan Kemenag Sleman bertajuk “Madin Unggulan”.

Dengan mengamati juknis dan juklak, saya menyiapkan berkas, instrument, dan materi untuk mengikuti event tersebut.

Berkat doa dan dukungan teman-teman pengurus madin, serta rahmat Allah SWT kami berhasil mengantarkan Madrasah Diniyah Pangeran Diponegoro sebagai juara 2 se-Kabupaten Sleman.

Karir saya naik level ketika ditunjuk sebagai sekretaris Panti Asuhan Diponegoro. Kenapa saya bilang naik level? Karena di sini saya bertugas untuk membuat proposal yang urusannya dengan pemerintah. Dalam hal ini Dinas Sosial.

Kalau baru pertama sih agak sulit. Itu karena banyak format yang harus di isi, terutama tentang data anak. O iya untuk memudahkan saya dalam pekerjaan membuat proposal, saya kemudian mengambil langkah untuk men-scan semua lampiran-lampiran yang biasanya seputar izin operasional, NPWP, izin yayasan Kemenkumham, dan akte notaris.

Jadi kalau ada perlu saya tinggal print. Repot kalau fotocopy terus menerus.

Dari pengalaman ini saya sering bolak balik ke dinas sosial Sleman. Demi mengurusi proposal secara baik dan benar.

Nah, tiap tahun Panti Asuhan Diponegoro menggalang dana dengan beberapa cara, diantaranya dengan memasang rotek dan membuat proposal. Tidak tanggung-tanggung. Jumlahnya bisa dua rim.

Dikirim kemana aja?

Sebagian ke hotel-hotel, taksi, dan perusahaan-perusahaan yang dikirim melalui pos. Kalau punya kenalan-kenalan juga akan diberi proposal ini. O iya masjid-masjid juga lho. Biasanya masjid-masjid akan memberi sumbangan berupa beras. Lain kali akan saya ulas lebih dalam tentang hal ini.

Boyong dari Yogyakarta, saya pulang kampung dan menjadi staff TU (Tata Usaha) di SMP Islam Terpadu Kholiliyah.

Sebagai orang baru jelas saya juga perlu penyesuaian (adaptasi). Saya baru mengenal istilah-istilah baru seperti leger nilai, SPPD, disposisi surat, dan lain sebagainya.

Nah, beberapa saat yang lalu. Kemudian sekolah ini mendapat undangan lomba dimana salah satu cabangnya bertajuk Lomba Administrasi PK IPNU.

Masih ingat kan waktu MTs saya pernah menjadi sekretaris PK IPNU?

Jadilah saya menawarkan diri untuk mengurusi lomba tersebut. Saya baca betul ketentuan dan persyaratannya. Yang bikin saya kaget adalah ternyata administrasi IPNU di sekolah yang saya tempati tidak berjalan sebagaimana mestinya.

Banyak buku dan hal-hal yang belum ada. Saya dengan beberapa siswa yang merupakan pengurus IPNU-IPPNU harus berjuang keras.

Percaya atau tidak, bahkan buku panduan pelaksanaan administrasi dan kegiatan IPNU IPPNU juga ternyata tidak punya. Jadilah saya, demi memenangkan event ini, mengeprint softfile yang kurang lebih 400-an halaman dan saya selesaikan dalam satu waktu. Untung saja printernya tidak jebol dan baik-baik saja.

Tapi masih ada satu kendala. Kami tidak mempunyai surat rekomendasi dari PAC. Padahal itu syarat mutlak untuk memenangkan pertandingan. Waktu mepet dan kami tidak sempat mewujudkan surat tersebut

Diwaktu pengumuman tiba, secara mengejutkan kami mendapat juara 2. Alhamdulillah. Barangkali bisa juara 1 kalau ada surat rekomendasi. Tak mengapa, 2 tahun lagi akan saya perbaiki.

Itu sekelumit kisah saya sebagai tenaga administrasi. Bagi saya hidup itu yang terpenting belajar dan mendapatkan wawasan serta pengalaman baru.

O iya, kalau di kampung saya sering ditunjuk sebagai sekretaris kepanitiaan. Kayaknya udah jabatan abadi tuh.

Bagi sebagian orang, administrasi merupakan pekerjaan ribet dan menyebalkan, tapi bagi saya, ia adalah pekerjaan yang menyenangkan dan penuh tantangan.

Untuk itulah melaluiĀ Blog Trasi ini saya mencoba berbagi aktivitas dan pengalaman saya sebagai tenaga administrasi. Saya harap akan banyak memberi manfaat terhadap sesama. Amin

You May Also Like

About the Author: admin

admin adalah staff TU di SMP Islam Terpadu Kholiliyah Bangsri Jepara dan kini mulai menggeluti dunia blogging sebagai media berbagi untuk bidang yang digelutinya, yakni administrasi

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

%d bloggers like this: